Уніфікація документів. Розробка типових і трафаретних текстів документів.

Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення визначеного кола завдань, нерідко породжуваних однотипними ситуаціями, які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для стандартизації, уніфікації та трафаретизації текстів документів.

Стандартизація - це встановлення єдиних норм та вимог, які пред'являються до документів.

Уніфікація документів - це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів.

Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяє досягти одноманітності в структурі та обробці інформації. Вони сприяють також напрацюванню прогресивних методів роботи з документами. Метою стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки, виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків: підвищення ефективності управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської інформації.

До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації відносяться:

♦ встановлення кола документів, які обертаються в організації;

♦ стандартизація формулярів та текстів документів;

♦ трафаретизація формулярів документів.

З метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію, а також низка стандартів на документи, які найбільш часто зустрічаються в управлінській діяльності підприємства.

Трафаретизація - це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для певної групи документів, умовно поділяється на трафаретну, або постійну, та індивідуальну, або змінну. Трафаретизація дозволяє підвищити продуктивність праці, сприяє підвищенню культури діловодства. Створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини та змінної частини - вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зекономити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущене в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації. Їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах.

Трафаретні документи значно скорочують час на складання документа, оскільки виконавець зосереджує увагу лише на змінній частині конкретної інформації, місце якої раніше обумовлене. Фактично він заповнює раніше складений документ. Тому виключається стадія чернетки, в документі немає зайвої інформації, виключається пропуск необхідних даних, а постійне, фіксоване розташування інформації значно полегшує та прискорює її сприйняття.



Із трафаретних бланків формується збірник, один примірник якого повинен знаходитися у кожного працівника апарату. Приступаючи до складання будь-якого документа, необхідно перевірити, чи немає для даної ситуації складеного типового тексту.


Текст уніфікованих документів оформляється у вигляді:

1) зв'язкового (типового) тексту або трафаретного тексту;
2) анкети;

3) таблиці;

4) з'єднаних форм (композиції у вигляді зв'язного тексту, анкети, таблиці).

♦ Зв'язний (типової) текст - текст, зміст якого незмінно повторюється в ряді документів, що не виключає можливості виділення постійної і змінної інформації.
Зв'язний текст уніфікованого документа з різними формами зв'язку (узгодження, управління) містить граматично узгоджену інформацію про управлінські дії. Зв'язний текст застосовується при складанні всіх видів листів, правил, положень, статутів, розпорядчих документів.
В основному в уніфікованих документах, представлених зв'язковим текстом, використовується форма викладу від третьої особи однини. У розпорядчих документах, прийнятих колегіальними органами, використовується ця форма викладу, що є відображенням принципу колегіальності. У розпорядчих документах, в яких відображається принцип єдиноначальності, використовується форма викладу від першої особи однини. У документах типу доповідної записки форма викладу від першої особи є нормою.
Зв'язний текст може бути складений на основі трафарету.
Трафарет - це форма представлення уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію і прогалини для заповнення їх змінною інформацією, що характеризує конкретну ситуацію.
У зв'язкових текстах уніфікованих документів, що складаються на основі трафарету, слід враховувати: заповнюється частина повинна бути узгоджена із заданою постійною інформацією.
Стійкі обороти представляють собою пропозиції, відтворювані як стійкі синтаксичні одиниці. Наприклад: Контроль за виконанням наказу покласти на начальника відділу кадрів Е.В.Ковалевскую.
У зв'язкових текстах складних документів використовується паралелізм мовних виразів. Наприклад: Основними завданнями інституту є: здійснення досліджень, вивчення наукового досвіду, узагальнення, поширення ...
При побудові словосполучень в зв'язкових текстах слід враховувати особливості фразеології, що склалася в діловій мові, для якої характерне широке вживання віддієслівних іменників, дієслівно-іменних словосполучень, отименних прийменників (на підставі, в цілях, відповідно), а також складних спілок (у зв'язку з тим, що). У зв'язкових текстах використовуються стислі синтаксичні конструкції, двусоставниє пропозиції (бажано - з прямим порядком слів). Використовуються односкладні пропозиції: безособові і невизначено-особисті (затвердити наступний розподіл обов'язків, контроль за виконанням наказу покласти).
Зв'язні тексти у формі складних речень вживаються в констатуючій частині розпорядчих документів, у водної частини листів, доповідних і пояснювальних записок, актів, протоколів та інших складних за структурою документів.
З складних пропозицій найбільш споживані складнопідрядні, що відображають послідовність ієрархічно пов'язаних фактів. Місце придаткового пропозиції в них залежить від того, який член головного речення воно пояснює. Якщо підрядне речення пояснює лише одне слово головного пропозиції, то воно, як правило, слід за цим словом (в роботі наради, на якому були присутні 200 осіб, взяло участь ...).
Придаткові пропозиції можуть бути заміщені причетними або дієприслівниковими оборотами. Цим досягається лаконічність і стислість тексту. Наприклад:Направляємо для ... узгоджені з ... методичні вказівки про визначення вартості ....
Причетний оборот може слідувати за визначеним словом або передувати йому. Найбільш нейтральним є розташування причетного обороту після обумовленого слова.
Місце дієприслівниковими обороту відносно вільне. Він може передувати сказуемому або слідувати за ним.
Не допускається з'єднувати як однорідні синтаксичні члени причетні і дієприслівникові обороти з підрядними реченнями. Наприклад: У пропозиції слід чітко визначити завдання, поставлені автором у цій роботі, і які методи використовувалися для досягнення цієї мети (невірно). Слід чітко визначити завдання, поставлені автором у цій роботі і методи, використані для досягнення цієї мети (вірно).
Синонімічні за значенням підрядним пропозицій конструкції з віддієслівним іменниками (згідно з домовленістю, по закінченні, у відповідність із зазначенням і т.д.).
При побудові пропозицій слід враховувати особливості, характерні для синтаксису управлінської документації. У документах найбільш поширені односкладні пропозиції з присудком в якості члена, з якого пропозиція, як правило, і починається. Наприклад: Просимо вислати технічний проект на розробку ...
У двусоставних пропозиціях переважає прямий порядок слів. Наприклад: ^ Органи держнагляду перевіряють якість обладнання.
Для зв'язного тексту уніфікованого документа характерно також переважання пасивних конструкцій над активними (БелНІІДАД розроблена Примірна інструкція з діловодства).
♦ Анкета - форма представлення уніфікованого тексту, в якому дається характеристика одного об'єкта за певними ознаками.
Форма анкети застосовується для викладу словесній або цифрової інформації опису одного об'єкта за певним набором ознак.
Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування показників, а змінній - їх конкретні ознаки. Постійна інформація в документі представлена ​​у вигляді найменувань показників, які передбачають однозначну відповідь, тобто змінну інформацію.
Перелік узагальнених ознак, тобто постійна інформація, і порожні рядки для заповнення їх змінною інформацією, розташовані вертикально.
Найменування узагальнених ознак і їх характеристики повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку або словосполученням з опорним іменником у називному відмінку (стать, прізвище, дата народження).
♦ Таблиця - форма представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію, що є характеристикою декількох об'єктів по ряду ознак.
Форма таблиці застосовується при викладі як словесної, так і цифрової інформації. Постійна інформація представлена ​​у вигляді загальних найменувань показників, які внесені у відповідні графи.
У таблиці виділяють два рівні членування тексту: вертикальний (графи), горизонтальний (рядки). Постійна інформація, представлена ​​у вигляді узагальнених показників, заноситься до граф, змінна - в рядки.
Графи таблиці повинні бути пронумеровані, якщо таблиця друкується більш ніж на одній сторінці, а на кожній наступній сторінці вказуються номери граф. При великій кількості граф в таблиці допустимо повторення заголовків. Заголовки і підзаголовки граф і рядків виражені ім'ям іменником в називному відмінку.
Вживаються тільки загальноприйняті скорочення і цінові позначення.
Табличний спосіб організації тексту використовується у випадках, коли потрібно отримати або відобразити інформацію по однотипним управлінських ситуацій. У розпорядчих документах, що описують управлінські ситуації на групу осіб, допускається застосовувати таблицю. Допускається застосовувати в якості таблиці частину тексту.
♦ ^ З'єднання форм представлення уніфікованого тексту - це інтегрована форма представлення уніфікованого тексту, що містить поєднання зв'язного тексту з анкетою або таблицею.




8695587268340308.html
8695656391448144.html

8695587268340308.html
8695656391448144.html
    PR.RU™